La proposition commerciale source de gain de productivité

Imaginons que vous avez acheté une maison dans le sud avec un beau jardin. Vous l'équipez d'un arrosage automatique. Vous arrosez en moyenne une semaine sur deux pendant 6 mois dans l'année.


Imaginons que vous ayez en réalité une fuite due à une mauvaise installation dès le départ, qui ne se déclenche que quand vous arrosez le jardin. Comment faites vous pour vous rendre compte de la fuite ?


Le problème des entreprises c'est que depuis toujours on fait les propositions sans jamais avoir identifié les fuites à l'installation, que l'on a aucun élément de comparaison et aucun indicateur de temps passé. Cela passe dans les frais commerciaux globaux, qui en moyenne font 10% de mon CA. Alors même si on finit par se douter qu'on a une fuite, tant que le jardin n'est pas boueux avec de l'eau qui remonte au point de ne plus être praticable, pourquoi prendre le risque de faire venir une entreprise de terrassement pour vérifier et tout refaire ?


Une bonne démarche passe donc forcément par une évaluation précise du temps passé dans l'entreprise sur le processus proposition commerciale, sachant qu'en moyenne comme déjà évoqué ce temps est évalué à 25% du temps commercial mais que cette moyenne peut cacher de très fortes disparités. Certaines équipes sont au-delà, certains profils avant vente rares et utiles sur d'autres sujets peuvent y engloutir l'essentiel de leur temps. 


Dans certaines organisations aussi ce temps passé à bâtir les propositions est effectué sur du temps commercial « non productif ». Par exemple, le commercial ne peut faire ses propositions que le soir après 18h. Mais c'est aussi dans ces entreprises que l'on retrouve des taux de turn-over élevés...On ne peut pas gagner sur tous les tableaux.


Ceci nous amène à une deuxième difficulté. Une fois éventuellement détaillé le temps passé en moyenne à l'élaboration des propositions, comment évaluer la part de gain possible. On peut bien sûr évaluer un gain de temps par la mise en place d'un outil plus rapide. Mais comment évaluer les sommes d'efforts engloutis dans l'entreprise « fantôme » telles que :

• Je fais une proposition mais je ne savais pas qu'on avait fait un projet à 95% similaire dans une autre région, une autre équipe, une autre période.
• Je refais une proposition à partir d'un modèle mais un autre classé ailleurs sur le serveur aurait été bien plus approprié
• Je relance trois fois mes collègues pour qu'ils m'envoient la bonne proposition «modèle» qu'ils m'avaient promise
• Je relance trois fois mes collègues et j'abandonne, je la fais moi-même de zéro
• Je réassemble le document en power point (sans être un grand spécialiste) car cela fait belle lurette que les assistantes, soit sont déjà parties chez elles, soit maîtrisent encore moins PowerPoint que moi, soit m'expliqueraient gentiment d'ailler voir ailleurs si je leur demandais un coup de main de mise en forme
• ...etc!

On peut raisonnablement prendre l'hypothèse que ces temps perdus expliquent en partie les fameux « 25% du temps » mais n'expliquent pas en réalité l'intégralité de la problématique qui n'est pas seulement une perte de productivité mais une perte de performance par des coûts cachés immenses. Nous avons cité le turn-over, pour des populations commerciales harassées par trop de travail administratif (dont les propositions !) le soir, par exemple.


On pourrait parler aussi de l'impact sur les taux d'absentéisme des assistantes, population à risque dans des environnements commerciaux sous pression alors qu'elles n'ont en général pas de variable sur les affaires vendues. Et bien sûr des pertes de revenus sur des propositions peu convaincantes alors que le bon modèle existait, de pertes d'opportunités de temps facturé ou de nouveaux contacts commerciaux selon les contextes, au lieu de refaire dans son coin quelque chose qui avait déjà été produit dans l'entreprise.


Il faut donc des méthodes et des outils de Proposal Management qui éliminent les temps idiots de la proposition, en permettent un accès agile à l'information utile, et une manipulation aisée de cette proposition.